Comment fonctionne le day use côté hôtelier, de l'offre à la facture

Le day use permet à un hôtel de proposer des chambres et certains espaces sur des créneaux en journée, sans toucher à son activité de nuit. Pour l'hôtelier, le principe est simple : définir une offre, ouvrir les disponibilités choisies, recevoir des réservations selon le mode retenu, accueillir le client puis suivre la facturation des commissions.

RoomForDay accompagne les hôteliers sur ce parcours, de la mise en ligne à la facturation. Voici comment se déroule concrètement la mise en place et la gestion d'une offre day use côté hôtelier.

1. Construire une offre adaptée à votre établissement

L'offre day use ne se limite pas à une chambre disponible quelques heures. Elle se construit selon l'organisation de l'hôtel, ses horaires de ménage, son activité affaires, ses équipements et les périodes où certaines chambres restent inoccupées.

Avec RoomForDay, les créneaux sont définis avec l'hôtel. Vous choisissez les horaires qui s'intègrent à votre exploitation. Le créneau se termine avant les arrivées du soir, afin de préserver l'activité de nuit.

Vous restez également libre de fermer l'offre les dates où l'hôtel est complet ou lorsque l'activité ne permet pas d'accueillir des clients en journée.

Les éléments à paramétrer

Depuis le back-office, l'hôtel pilote les principaux paramètres de son offre :

• les disponibilités
• les tarifs
• les créneaux horaires
• les jours d'ouverture
• le nombre de chambres proposées

Le nombre de chambres est fixé à 10 par défaut, mais peut être ramené à 2 ou 3 selon vos capacités. La planification peut être réalisée à la journée, à la semaine ou à l'année.

Cette souplesse permet d'ouvrir une offre sur certains jours seulement, de la suspendre ponctuellement ou de l'ajuster au rythme de l'établissement.

Au-delà de la chambre

Le day use peut aussi concerner d'autres services vendus à la carte. Selon ce que votre hôtel propose, l'offre peut inclure une salle de réunion, un accès spa ou fitness, le parking, la restauration, un early check-in ou un late check-out.

L'objectif est de présenter une offre cohérente avec les prestations réellement disponibles sur le créneau choisi. Chaque hôtel définit ce qu'il souhaite mettre en vente.

2. Choisir le mode de réservation

RoomForDay propose trois modes de réservation. L'hôtel choisit celui qui correspond le mieux à son fonctionnement et à son niveau de contrôle souhaité sur les demandes.

Réservation instantanée

Le client réserve immédiatement un créneau disponible. Ce mode convient aux établissements qui souhaitent confirmer automatiquement les réservations selon les disponibilités paramétrées dans le back-office.

Réservation avec garantie bancaire

Le client renseigne une carte bancaire via Stripe. Il s'agit d'une empreinte de carte, sans débit au moment de la réservation.

En cas de no-show, le montant prévu par la garantie bancaire peut être débité à la demande de l'hôtel. Ce mode apporte un cadre pour les réservations tout en laissant le règlement du séjour se faire directement à l'établissement.

Réservation sur demande

La demande est transmise à l'hôtel avant confirmation. L'établissement peut alors la valider en fonction de sa situation opérationnelle.

Ce fonctionnement est utile lorsqu'une vérification manuelle est nécessaire avant d'accepter une réservation, par exemple selon l'occupation ou l'organisation du jour.

3. Accueillir le client et encaisser le séjour

Dans le cas général, le client règle son séjour directement à l'hôtel. L'établissement conserve donc son processus habituel d'accueil et d'encaissement sur place.

Le client arrive sur le créneau réservé, est accueilli par la réception et bénéficie des prestations prévues dans son offre. Les éventuels services additionnels proposés à la carte sont gérés selon les conditions de l'hôtel.

En France, un séjour en journée sans nuitée n'est pas soumis à la taxe de séjour.

L'acompte et le paiement intégral en ligne ne constituent pas le fonctionnement habituel. Ils sont réservés à des cas rares, notamment pour certains hôtels hors de France ou des établissements sans réception.

Ce que cela change pour la réception

L'équipe de réception doit surtout disposer des informations utiles à l'accueil : le créneau, la prestation réservée, les éventuelles options et le statut de la réservation.

Une organisation claire entre réception, étages et direction permet de préparer la chambre ou l'espace concerné, puis de le remettre en disponibilité avant l'activité du soir si nécessaire.

Le day use reste une activité distincte dans ses horaires, mais intégrée à l'exploitation quotidienne de l'hôtel.

4. Comprendre le flux de facturation

Le fonctionnement financier est conçu pour être lisible. RoomForDay fonctionne avec une commission en pourcentage du chiffre d'affaires client. Le taux est communiqué lors de l'inscription.

Il n'y a pas de frais d'installation, ni frais fixe, ni abonnement.

Après les réservations réalisées, RoomForDay adresse un récapitulatif et une facture mensuelle correspondant aux commissions dues. L'hôtel règle cette facture par carte bancaire ou prélèvement SEPA via Stripe.

Le moyen de paiement destiné au règlement des commissions est demandé après la première réservation. Il n'est jamais demandé au moment de l'inscription.

Les cinq repères du parcours hôtelier

Pour résumer, le parcours se déroule en cinq temps :

1. L'hôtel définit ses chambres, espaces, créneaux, tarifs et jours d'ouverture.
2. Il choisit le mode de réservation adapté : instantané, garantie bancaire ou sur demande.
3. Le client réserve l'offre day use disponible.
4. L'hôtel accueille le client et encaisse généralement le séjour directement sur place.
5. RoomForDay émet ensuite un récapitulatif et une facture mensuelle pour les commissions.

Ce cadre permet de distinguer clairement le paiement du séjour par le client et le règlement mensuel de la commission par l'hôtel.

5. Gérer l'offre dans la durée

Une offre day use demande un suivi régulier, notamment lorsque les disponibilités évoluent. Le back-office permet de modifier les chambres ouvertes, les créneaux, les tarifs et les jours de vente.

L'hôtel reste libre de ses autres canaux. Il n'y a ni allotement ni exclusivité. Vous pouvez donc faire évoluer votre offre selon votre activité, sans engagement sur des chambres dédiées en permanence.

RoomForDay met à disposition un chargé de compte dédié, un service client disponible 7 j/7 et une analyse des revenus. L'accompagnement peut aider à clarifier le paramétrage de l'offre et son suivi au fil des réservations.

L'inscription est réalisée en self-service en trois étapes, en français, anglais, espagnol, allemand ou italien. Elle ne demande ni abonnement, ni frais fixe, ni moyen de paiement à l'inscription. La mise en ligne peut intervenir dans la journée une fois les informations nécessaires complétées.

FAQ

L'hôtel doit-il bloquer un stock de chambres pour le day use ?

Non. Il n'y a pas d'allotement. Vous réglez le nombre de chambres proposées et pouvez le modifier dans le back-office. Vous pouvez aussi fermer vos disponibilités lorsque les dates sont complètes.

Le client paie-t-il toujours en ligne ?

Non. Dans le cas général, le client règle directement son séjour à l'hôtel. Le paiement intégral en ligne ou l'acompte concernent seulement des situations rares.

Quand l'hôtel paie-t-il la commission RoomForDay ?

La commission est facturée après les réservations, au moyen d'un récapitulatif et d'une facture mensuelle. Le règlement s'effectue par carte bancaire ou prélèvement SEPA via Stripe. Le moyen de paiement est demandé après la première réservation.

Mettre en place votre offre day use

Le day use repose sur une offre paramétrable, des créneaux choisis par l'hôtel, un encaissement généralement réalisé sur place et une facturation mensuelle des commissions. Vous gardez la main sur vos disponibilités, vos tarifs et vos jours d'ouverture.

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